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Notariat : 3 enseignements de la crise sanitaire

La crise du coronavirus a lourdement impacté l’activité notariale. Aujourd’hui, la situation reste encore compliquée pour beaucoup d'Études, mais il existe des raisons de se réjouir et des opportunités à saisir. Après avoir interrogé nos clients et nos talents, nous avons retenu 3 grands enseignements à tirer de cette crise sanitaire. Est-ce que vous les partagez ?


1. Même en période de confinement, il est toujours possible de travailler


Lorsqu’il est impossible de recevoir les clients pour effectuer les signatures à l'Étude, il faut savoir faire preuve d’astuce et d’abnégation. Objectif n°1 : traiter tout ce qui est traitable, pour accumuler le moins de retard possible et anticiper la reprise. Même quand l’activité est stoppée ou ralentie, vous pouvez lancer plusieurs chantiers.

Pour les ouvertures de dossiers, on peut recueillir les infos nécessaires, préparer les avant-contrats, rédiger les compromis et le maximum d’actes -- en particuliers les dossiers plus “juridiques” (changement de régime matrimonial, dossier de divorce…). Bien sûr, certaines pièces risquent d’être plus difficiles à obtenir (comme celles en provenance des syndics), mais ça ne vous empêche pas de lancer les demandes auprès des organismes concernés.

Pour les dossiers en cours, vous pouvez relancer les banques pour les financements, les communes pour les préemptions, les services de publicité foncière (SPF) pour les états hypothécaires. Dans certains départements, le dispositif en ligne ANF (Accès des Notaires au Fichier Immobilier) permet le traitement automatisé des demandes de renseignements.

Enfin, lorsque l’activité est au plus bas, c’est aussi le moment de régler ce qu’on ne prend jamais le temps de gérer : compta, archivage, factures, soldes de dossiers, envoi de courriers, suivi administratif, entretiens RH…


2. S’équiper pour organiser des signatures en visioconférence, ça coûte cher


Avec le confinement et l’état d’urgence sanitaire, le gouvernement a décidé d’accélérer la dématérialisation des actes notariés en autorisant, via le décret du 3 avril 2020, la signature électronique de documents “par comparution à distance”. Concrètement, cela permet au notaire, seul dans son étude, de lire l’acte par visioconférence et de le signer après avoir recueilli les signatures électroniques de ses clients. Il s’agit pour le moment d’une mesure temporaire, qui durera a minima jusqu’à un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire (prolongé jusqu'au 10 juillet 2020). On peut donc se dire qu’on y a droit au moins jusqu’au 10 août 2020.

Seul bémol : il n’existe aujourd’hui qu’un seul prestataire agréé par le CSN pour le système de visioconférence de comparution à distance : Lifesize. Et comme vous l’avez peut-être constaté, ce logiciel n’est pas gratuit pour les Études. Il faut compter environ 5.000 euros rien que pour l’achat du matériel + environ 200 euros par mois pour l’abonnement au service. Pour un notaire créateur ou une petite Étude, cela constitue un investissement non négligeable.

Heureusement, vous pouvez faire appel à votre système D et aux procurations. Si vous disposez de tous les documents nécessaires, il vous suffit d’envoyer aux deux parties une demande de procuration par voie électronique. Puis vous faites venir à l'Étude, en respectant les gestes barrières, deux collaborateurs qui signeront à leur place. Encore plus astucieux : si vous faites renoncer les différentes parties à l’article 1161 du Code civil pour qu’elles consentent à avoir un mandataire commun, alors vous n’aurez à faire venir à l'Étude qu’un seul et unique collaborateur masqué ! Conclusion : les notaires s’adaptent toujours pour poursuivre leur activité.

3. Mieux vaut rester flexible en termes de télétravail et d’effectif


La crise sanitaire liée au coronavirus a rappelé, dans une version extrême, que l’activité notariale était soumise à des variations potentiellement importantes. Au cours de cette période étrange et suspendue, de nombreux notaires ont pris le temps de se poser, de sortir la tête du guidon et de repenser l’organisation de leur Étude. Lorsqu’on les interroge aujourd’hui, ils déclarent que la mise en place du télétravail est possible (et même souhaitable) dans une large mesure. Ils envisagent aussi d’avoir recours plus fréquemment au travail temporaire, en faisant appel à des intérimaires du notariat (les fameux “notairimaires”), pour gagner en flexibilité, en productivité et en compétences.

Et vous, quels enseignements tirez-vous de cette crise sanitaire ? Qu’est-ce qui va changer dans votre manière de travailler ou de gérer votre Étude ?

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Fait avec ♥ à Paris par Equipe LIONS 

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